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西安会议服务公司需要注意的接待礼仪有哪些?

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办会是西安会议服务公司的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。以下是给所有西安会议服务公司的几点建议:

西安会议服务公司需要注意的接待礼仪有哪些?

1、修饰

男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗、,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。

2、着装 

西安会议服务公司所有员工应该统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。

上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌;

3、举止规范

接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。

避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。

会议的筹备工作

1、确定接待规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

会议接待人员分工确定

要确保会议的顺利进行,必须要对会议接待人员进行明确分工,具体内容如下:

1、确定惟一的联络人

要确定惟一的联络人员,而且要自始至终由这个人来联系,千万不要今天这个人负责联系,明天又换另外一个,这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会;

2、确定主席

要从会议召集者、参与会议的☆领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3、西安会议服务公司会确定会议记录者

好的会议记录者,除了具备倾听、互动、发表意见的能力,而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中,会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

会场布置礼仪规范

1、会场选择

西安会议服务公司选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。☆是达到一下标准:

第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“☆不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

集团简介

西安金惠国际会展集团有限公司(简称金惠集团)是一个以新型绿色会展为服务理念。以西部为根据地打造绿色生态综合服务产业链。集团包含金惠惠农、金惠视野、西部绿色生态发展论坛等板块。会议会展服务由金惠会展和鑫颖广告两个专业会展公司承接。智惠链接大健康(西安)有限公司、金链惠科信息技术有限公司、金色麦穗旅游会展(西安)有限责任公司分别以大健康、科技、文化旅游为主的三个专业版块承接服务。集团不断创新升级业务类型,围绕“一带一路”区域建金惠集团与国声智库联合发起共建“丝路国际绿色生态发展创新联合体”。为助力西安会展产业绿色高质量发展,金惠集团与西安市商务局、西安市会展协会联合成立了“丝路绿色会展联盟”。以服务(西安)国家中心城市建设,共建“一带一路”国际合作会展平台为理念。联合当代世界(北京)信息科技研究院开展新型绿色会展课题,联合北京智慧界知识产权集团为西部知识产权成果转化赋能。

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